NF525 expliqué simplement : obligations, sanctions et attestation

La « NF525 » revient dans toutes les discussions sur les logiciels de caisse, rarement avec une explication claire. Cet article fait le point, à jour au 2 octobre 2026 : ce que la loi exige vraiment, qui est concerné, comment prouver que sa caisse est en règle, et ce qui a changé entre 2025 et 2026 avec la suppression puis le retour de l'attestation de l'éditeur.

Ce qu'il faut retenir

• Depuis le 1^er janvier 2018, un commerçant assujetti à la TVA qui encaisse des particuliers avec un logiciel ou un système de caisse doit utiliser un outil sécurisé (article 286, I, 3° bis du Code général des impôts).
• « Sécurisé » veut dire quatre choses : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données de vente.
• La preuve se fait par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l'éditeur, rétablie par la loi de finances pour 2026 depuis le 21 février 2026.
• Faute de pouvoir présenter l'un ou l'autre, l'amende est de 7 500 € par logiciel ou système, avec soixante jours pour régulariser (article 1770 duodecies du CGI).
• Les données doivent être conservées six ans.

D'où vient l'obligation ?

L'État a constaté que certains logiciels de caisse permettaient d'effacer discrètement des ventes, et donc la TVA qui allait avec. La loi de finances pour 2016 a répondu par une règle simple : à partir du 1^er janvier 2018, une vente enregistrée en caisse ne doit plus pouvoir disparaître sans laisser de trace. Le texte de référence est l'article 286, I, 3° bis du Code général des impôts ; l'administration en détaille l'application dans le Bulletin officiel des finances publiques (BOFiP, référence BOI-TVA-DECLA-30-10-30).

Un point souvent mal compris : la loi n'impose pas la « norme NF525 » en tant que telle. Elle impose quatre conditions. « NF525 » est le nom d'un référentiel de certification qui vérifie ces conditions ; on l'utilise couramment pour désigner l'ensemble du dispositif, et c'est ce que fait cet article, mais une caisse peut être en règle sans porter cette marque, par exemple avec une attestation d'éditeur.

Qui est concerné ?

Le BOFiP vise les assujettis à la TVA, quel que soit leur secteur, qui vendent à des clients non professionnels sans leur délivrer de facture, dès lors qu'ils utilisent un logiciel ou un système de caisse. Autrement dit : à peu près toutes les boutiques qui encaissent des particuliers.

Ne sont pas concernés, selon le même texte :

• les entreprises en franchise en base de TVA (articles 293 B et 293 B bis du CGI) ;
• celles qui ne réalisent que des opérations exonérées de TVA ;
• les exploitants agricoles au remboursement forfaitaire de TVA ;
• les entreprises qui réalisent tout leur chiffre d'affaires avec des professionnels.

Attention au cas fréquent de la micro-entreprise qui dépasse les seuils de la franchise en cours d'année : dès qu'elle devient redevable de la TVA, l'obligation s'applique.

Les quatre conditions, concrètement

Inaltérabilité

Une vente enregistrée ne se modifie plus et ne se supprime plus. Si vous vous êtes trompé, vous ne « corrigez » pas le ticket : vous enregistrez une opération de correction (un avoir, une annulation), elle-même tracée. Le ticket d'origine et sa correction restent tous les deux visibles.

Sécurisation

Le logiciel doit protéger les données de vente, mais aussi les données de modification et celles qui servent à éditer les justificatifs. En pratique, les logiciels sérieux signent chaque enregistrement et le chaînent au précédent : retirer une ligne casse la chaîne, et cela se voit.

Conservation

Les données doivent rester disponibles et lisibles pendant six ans (article L. 102 B du Livre des procédures fiscales), y compris les clôtures périodiques et le cumul des ventes.

Archivage

Le logiciel doit produire des archives figées, au minimum une par an ou par exercice. Beaucoup de caisses archivent chaque mois : c'est plus confortable en cas de contrôle.

Certificat ou attestation : ce qui a changé en 2025 et 2026

Pendant des années, deux preuves étaient possibles : un certificat délivré par un organisme accrédité, ou une attestation individuelle signée par l'éditeur du logiciel. La loi de finances pour 2025 a supprimé la seconde : seul le certificat devait compter, avec un délai accordé aux éditeurs, repoussé ensuite au 31 août 2026.

La loi de finances pour 2026 (loi n° 2026-103 du 19 février 2026, article 125) est revenue en arrière. Depuis le 21 février 2026, le commerçant peut à nouveau prouver la conformité de sa caisse :

• soit par un certificat délivré par un organisme accrédité ;
• soit par une attestation individuelle de l'éditeur, conforme au modèle fixé par l'administration (BOI-LETTRE-000242).

Le BOFiP a été mis à jour en ce sens le 25 mars 2026. Si vous avez lu en 2025 qu'une attestation ne suffirait plus après août 2026, cette information n'est plus à jour.

Que risque-t-on ?

L'article 1770 duodecies du CGI prévoit une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse pour lequel le commerçant ne peut pas présenter de certificat ou d'attestation. Il dispose ensuite de soixante jours pour se mettre en règle ; à défaut, l'amende peut de nouveau être appliquée.

L'amende sanctionne l'absence de preuve. Mais un logiciel qui laisse effacer des ventes pose un problème plus large : lors d'une vérification, il peut rendre toute la comptabilité contestable.

Les erreurs les plus fréquentes

• Encaisser avec un tableur ou un outil « maison ». Un fichier qu'on peut modifier à volonté ne remplit aucune des quatre conditions.
• Garder une vieille caisse enregistreuse en secours. Si elle enregistre des ventes, elle est elle-même soumise à l'obligation.
• Ne pas savoir où est l'attestation. Elle doit pouvoir être présentée lors d'un contrôle : demandez-la à votre éditeur et rangez-la avec vos documents comptables.
• Changer de logiciel sans conserver les archives de l'ancien. Les six ans de conservation courent toujours : exportez et gardez les archives avant de résilier.
• Croire qu'une remise ou un retour « efface » une vente. Ils s'ajoutent à l'historique, ils ne le remplacent pas.

Ce que vous devez pouvoir montrer lors d'un contrôle

• le certificat ou l'attestation de votre logiciel de caisse, à votre nom ;
• les clôtures périodiques (journalières, mensuelles, annuelles) et le cumul des ventes ;
• les archives et l'export des données sur la période demandée, jusqu'à six ans.

Un bon logiciel rend ces éléments accessibles en quelques clics, sans dépendre d'un prestataire.

Questions fréquentes

Je suis micro-entrepreneur, suis-je concerné ?

Pas tant que vous bénéficiez de la franchise en base de TVA. Dès que vous devenez redevable de la TVA, oui.

Je vends aussi à des professionnels, cela change-t-il quelque chose ?

Seules les entreprises qui vendent exclusivement à des professionnels sont exclues. Si une partie de vos clients sont des particuliers encaissés en caisse, l'obligation s'applique.

Une attestation vaut-elle moins qu'un certificat ?

Non. Depuis le 21 février 2026, la loi les place sur le même plan : l'un ou l'autre suffit.

Combien de temps garder les données ?

Six ans, y compris après un changement de logiciel.

Et avec Sylvinio ?

La caisse Sylvinio est conforme sur les quatre conditions : tickets signés et chaînés, journal des évènements, archives mensuelles signées, conservation des données. La conformité est justifiée par l'attestation individuelle de l'éditeur, que nous vous fournissons sur demande pour la présenter en cas de contrôle. Le détail technique est public sur notre page de conformité fiscale, et vous pouvez découvrir la caisse ou la tester en direct.

Sources

Consultées le 2 octobre 2026.

• BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-10-30, « Obligation d'utilisation de logiciels ou systèmes de caisse sécurisés », version du 25 mars 2026 : bofip.impots.gouv.fr
• BOFiP, actualité du 25 mars 2026 sur le rétablissement de l'attestation individuelle (loi n° 2026-103 du 19 février 2026, art. 125) : bofip.impots.gouv.fr
• Code général des impôts, article 286 (I, 3° bis et II) et article 1770 duodecies : legifrance.gouv.fr
• Ministère de l'Économie, « Ce qu'il faut savoir sur la certification des logiciels de caisse » : economie.gouv.fr

Article informatif, à jour au 2 octobre 2026. Il ne remplace pas le conseil de votre expert-comptable.