Comment faire un inventaire de magasin efficacement ?

Un inventaire de magasin consiste à compter physiquement les produits réellement présents dans le commerce afin de comparer ces quantités avec celles enregistrées dans le logiciel de gestion.

Sur le principe, l'opération paraît simple : compter les produits et corriger les éventuels écarts.

Dans la pratique, un magasin peut gérer des centaines, voire des milliers de références. Ventes, réceptions de marchandises, retours, casse ou erreurs de saisie peuvent progressivement créer des différences entre le stock théorique et le stock réellement présent.

Une bonne méthode d'inventaire permet donc non seulement de corriger ces écarts, mais aussi d'en comprendre l'origine et d'améliorer la fiabilité du stock au quotidien.

Qu'est-ce qu'un inventaire de magasin ?

L'inventaire consiste à effectuer un comptage physique des marchandises présentes dans le magasin et dans ses différentes zones de stockage.

Pour chaque référence, deux informations sont comparées :

1. le stock théorique, enregistré dans le logiciel

2. le stock réel, constaté physiquement lors du comptage

Si le logiciel indique 12 unités alors que seulement 10 sont présentes, l'inventaire fait apparaître un écart de -2 unités. À l'inverse, si 14 unités sont trouvées alors que le logiciel en attend 12, l'écart est de +2 unités.

Ces différences permettent d'identifier les références à vérifier et, lorsque cela est nécessaire, de corriger les quantités afin que le stock enregistré corresponde à la réalité du magasin.

Pourquoi faire régulièrement un inventaire ?

Même avec une caisse connectée à la gestion des stocks, des écarts peuvent apparaître.

Une vente enregistrée doit normalement décrémenter automatiquement le stock. Mais toutes les variations de stock ne proviennent pas nécessairement d'une vente.

• cassé ou endommagé

• retourné par un client

• reçu avec une quantité différente de celle prévue

• déplacé sans que le mouvement soit correctement enregistré

• utilisé en démonstration

• mal identifié lors d'une opération

• compté ou saisi avec une quantité incorrecte

Individuellement, ces erreurs peuvent sembler insignifiantes. Accumulées pendant plusieurs mois et sur plusieurs centaines de références, elles peuvent en revanche provoquer des écarts importants.

L'inventaire permet donc de remettre le stock à niveau, mais également de contrôler la qualité de la gestion quotidienne du magasin.

Comment préparer un inventaire de magasin ?

Un inventaire efficace commence avant le premier comptage. L'objectif est d'éviter de chercher les produits pendant l'opération, d'oublier certaines références ou de compter plusieurs fois la même marchandise.

Avant de commencer, il est utile de vérifier que les produits sont correctement rangés et identifiés, puis de déterminer précisément les différentes zones qui devront être comptées.

• la surface de vente

• les vitrines

• le comptoir

• les tiroirs et placards

• la réserve

• les zones de stockage secondaires

Un même produit peut être présent à plusieurs endroits. Toutes les quantités doivent donc être prises en compte.

Choisir le bon moment pour effectuer le comptage

L'une des difficultés d'un inventaire vient du fait que le stock peut continuer à évoluer pendant le comptage.

Prenons un exemple : une référence est comptée à 10 unités. Quelques minutes plus tard, une unité est vendue. Si le processus d'inventaire ne tient pas correctement compte de cette opération, la quantité physique et la quantité enregistrée risquent de ne plus correspondre.

Pour un inventaire important, il est donc préférable de choisir une période pendant laquelle les mouvements de marchandises sont limités : avant l'ouverture, après la fermeture ou pendant une période particulièrement calme.

Organiser le comptage par zones ou catégories

Face à plusieurs centaines ou milliers de références, vouloir tout compter sans organisation augmente considérablement le risque d'erreur.

• vitrine

• rayon principal

• comptoir

• réserve

• stockage secondaire

Une autre possibilité consiste à organiser l'inventaire par catégories de produits. L'essentiel est de savoir clairement ce qui a déjà été compté, ce qui reste à compter et ce qui doit être vérifié.

Cette organisation devient particulièrement importante lorsque plusieurs personnes participent au même inventaire.

Utiliser les codes-barres pour faciliter l'inventaire

Lorsque les produits disposent d'un code EAN, le scan peut considérablement simplifier leur identification. Au lieu de rechercher manuellement une référence dans une longue liste, le code-barres permet d'identifier directement le produit correspondant.

Cette méthode devient particulièrement intéressante dans les commerces spécialisés, qui peuvent posséder beaucoup de références proches les unes des autres.

Une boutique de vape peut par exemple proposer de nombreuses saveurs, contenances ou variantes. Un magasin de nutrition sportive peut gérer un même produit dans plusieurs goûts ou formats.

Dans ces situations, identifier précisément la bonne référence est aussi important que le comptage lui-même.

Comparer le stock théorique au stock réel

Une fois les produits comptés, les quantités physiques peuvent être comparées avec celles enregistrées dans le système.

• Aucun écart : le stock physique correspond au stock théorique

• Écart négatif : le magasin possède moins d'unités que ce qu'indique le logiciel

• Écart positif : davantage d'unités sont présentes que prévu

Mais constater une différence ne suffit pas toujours. Un écart de stock peut révéler un problème qu'il est utile d'identifier.

Comprendre l'origine des écarts d'inventaire

Prenons une référence pour laquelle le logiciel indique 20 unités, alors que seulement 17 sont retrouvées. La correction consiste à ramener le stock à 17. Mais la question la plus intéressante reste : où sont passées les trois unités ?

• d'une erreur lors d'une réception de marchandises

• d'une casse non enregistrée

• d'une mauvaise référence utilisée lors d'une vente

• d'un retour mal enregistré

• d'une correction de stock oubliée

L'analyse des écarts permet progressivement d'identifier les opérations qui génèrent le plus d'erreurs. C'est notamment pour cette raison que conserver une traçabilité des mouvements de stock est utile.

Une correction ne sert pas uniquement à retrouver la bonne quantité : elle doit aussi aider à comprendre pourquoi cette quantité était incorrecte.

Faut-il faire un inventaire complet à chaque fois ?

Pas nécessairement. Un commerce peut combiner deux méthodes complémentaires.

L'inventaire complet

L'inventaire complet consiste à contrôler l'ensemble du catalogue. Il donne une photographie globale du stock, mais peut demander beaucoup de temps lorsque le magasin possède de nombreuses références.

L'inventaire tournant

L'inventaire tournant consiste au contraire à contrôler régulièrement une partie seulement du stock. Une catégorie peut être vérifiée aujourd'hui, une autre la semaine suivante et une troisième quelques jours plus tard.

Au fil du temps, l'ensemble du catalogue est ainsi contrôlé sans devoir nécessairement compter tous les produits au même moment.

Quels produits faut-il contrôler plus souvent ?

Toutes les références ne nécessitent pas forcément la même fréquence de contrôle. Il peut être pertinent de vérifier plus régulièrement :

• les produits à forte rotation

• les références de valeur élevée

• les produits présentant régulièrement des écarts

• les références sensibles à la casse ou aux pertes

• les produits dont une rupture serait particulièrement problématique

Cette approche permet de concentrer les contrôles sur les références pour lesquelles une erreur de stock aurait le plus de conséquences.

Pourquoi l'inventaire tournant est intéressant

L'un des principaux avantages de l'inventaire tournant est de maintenir la qualité du stock tout au long de l'année. Au lieu d'attendre plusieurs mois avant de découvrir un écart, certaines références sont vérifiées régulièrement.

Lorsqu'une anomalie est récente, il est généralement beaucoup plus facile d'en rechercher l'origine. Retrouver la cause d'un écart apparu quelques jours auparavant est souvent plus simple que d'expliquer une différence accumulée pendant plusieurs mois.

L'inventaire tournant est donc avant tout une méthode opérationnelle permettant d'améliorer continuellement la fiabilité du stock. Il ne doit toutefois pas être confondu avec les éventuelles obligations comptables ou réglementaires applicables au commerce.

Un inventaire efficace commence par une bonne gestion quotidienne

L'inventaire ne devrait pas servir uniquement à réparer périodiquement un stock mal suivi. Plus les opérations quotidiennes sont correctement enregistrées, moins les écarts devraient être importants.

• les ventes

• les réceptions de marchandises

• les retours

• les corrections

• les mouvements entre différents emplacements

• la casse et les pertes

La qualité d'un inventaire dépend donc directement de la qualité des données enregistrées tout au long de l'année. Pour approfondir ce sujet, consultez notre guide sur la gestion de stock en magasin.

Réduire les saisies manuelles pour limiter les erreurs

Chaque saisie manuelle constitue une occasion supplémentaire de commettre une erreur. Créer plusieurs fois la même référence, saisir une mauvaise quantité ou sélectionner le mauvais produit peut progressivement fausser le stock.

L'un des moyens d'améliorer sa fiabilité consiste donc à connecter davantage les différentes opérations du magasin. Lorsqu'une vente réalisée en caisse met automatiquement le stock à jour, une opération manuelle disparaît. Lorsqu'un produit peut être identifié par son code EAN, sa recherche devient plus simple. Lorsqu'une réception de marchandises met directement les quantités à jour, une nouvelle ressaisie peut également être évitée.

Nous détaillons cette logique dans notre article consacré à la réduction de la saisie manuelle des produits et des stocks.

Quelles fonctionnalités rechercher pour faciliter les inventaires ?

Un logiciel de gestion des stocks peut considérablement faciliter l'inventaire lorsqu'il permet de centraliser les différentes opérations. Il est notamment utile de pouvoir :

• consulter le stock théorique d'une référence

• enregistrer les quantités réellement comptées

• identifier rapidement les produits

• comparer quantité attendue et quantité constatée

• visualiser les écarts

• conserver l'historique des mouvements

• organiser des comptages réguliers

• suivre différentes catégories de produits

L'objectif n'est pas d'ajouter davantage d'étapes administratives. Au contraire, l'outil doit permettre au commerçant de se concentrer principalement sur ce qui nécessite réellement son intervention : compter, contrôler les anomalies et comprendre les écarts.

Transformer l'inventaire en outil de pilotage

Un inventaire n'est pas seulement une opération destinée à corriger quelques quantités. Lorsqu'il est réalisé régulièrement, il permet également d'évaluer la fiabilité globale du stock.

Si une catégorie présente fréquemment des écarts alors qu'une autre reste particulièrement fiable, cette information peut aider à identifier un problème dans la manière dont certaines marchandises sont réceptionnées, vendues ou manipulées.

L'évolution des inventaires dans le temps devient alors intéressante. L'objectif n'est plus simplement d'obtenir la bonne quantité aujourd'hui, mais de réduire progressivement les causes des écarts.

Un stock fiable facilite tout le reste

Un stock fiable facilite de nombreuses autres opérations du commerce. Il permet notamment de :

• mieux anticiper les ruptures

• préparer les commandes fournisseurs

• identifier les références qui se vendent peu

• disposer d'une information plus fiable lorsqu'un client recherche un produit

• améliorer la qualité des réapprovisionnements

La qualité du stock influence donc directement une grande partie de la gestion du magasin.

Avec Sylvinio, la caisse, le catalogue et la gestion des stocks fonctionnent dans le même environnement afin de limiter les doubles saisies et de faciliter le suivi des marchandises.

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